关于进一步加强干部档案管理工作的通知

各乡、镇、场、街道党委（工委），市直各单位党组（党委），市委各部、办、委、局：
       干部档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作中的基础性工作和重要环节。目前，一些单位、部门报送干部档案材料时，存在着材料报送不全、报送不及时、材料不规范、手续不完整等问题。为进一步加强干部档案管理工作，确保干部档案材料真实、完整和规范，根据省、市有关文件要求，现就我市干部档案管理工作有关事项作如下规定：
       一、进一步明确干部人事档案材料收集范围。
      根据干部档案材料归档要求,以下材料都应及时收集。
      (1)教育、培训材料。国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表,考生登记表,学习成绩表,毕业生登记表、鉴定表、学历证明书;三个月以上的理论、专业、技能等培训材料; 通过在职教育获得的学历、学位材料，同时报送毕业证(学位证)原件、复印件和网上查询结果的打印件。
      (2)表彰奖励活动中形成的各类市级以上奖励的审批(呈报)表等有关材料,没有审批(呈报)表的,报送相关证书原件及复印件，复印件须加盖单位公章。
      (3)干部个人《年度考核登记表》以及评聘专业技术职务(职称)中形成的评审表(或申报表)。如补充以前短缺的职称材料,无评审表等原始材料,可用文件、资格证、聘任证复印件替代并加盖单位公章。
      (4)党(民主党派)组织建设工作中形成的党团材料,加入民主党派的有关材料。
      (5)纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关惩处材料。
      (6)审计工作中的有关材料。主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料,离任审计考核材料。
      (7)反映干部招工、录用、聘用、转业、工资、任免、待遇、出国、退(离)休、退职等材料。
      ( 8)新提拔的干部形成的干部任免表和考察材料。
      二、进一步规范干部人事档案收集、填报工作。
      1、建立干部人事档案收集联络员制度。根据《干部人事档案材料收集归档规定》及上级要求，各单位要建立健全主动收集档案材料和送交档案材料的工作制度，要从组织人事政工人员中固定专人收集和送交干部档案材料，确定的人员名单于5月底前报市委组织部干部档案室（见附表）。
      2、干部档案报送要完整、及时。联络员应注重审查有无缺失材料，尤其是干部任免审批表、工资表、年度考核表以及相应的奖励材料等。年度考核表、奖励审批表、工资表必须在第二年的3月份以前全部归档；干部任免审批表必须在任免文件下发后的1周内上报干部人才科；入党材料必须在转正后的1个月内存入本人档案。凡缺失档案材料的，必须在规定时间内补齐档案材料。各单位增加的档案材料，要在档案材料形成后的15天内，由联络员按档案材料的转递规定填写《移交干部档案材料登记表》（一式两份），经办人签名，并加盖单位公章送到市委组织部干部档案室。干部档案材料缺失而又催交不补，或新增档案材料不按时报送的单位，市委组织部干部档案室在档案材料未全部补齐期间，拒绝对该单位提供干部档案和干部信息查（借）阅服务。
      3、干部档案信息填写要真实、规范。干部履历表、自传及年度考核表要有填表人签字、审查机关印章并签署意见。《干部任免审批表》要逐项认真填写，不能遗漏，所填内容要准确无误。三龄一历填写要准确、客观。出生年月要严格按照有关文件要求，以档案中记载年龄信息形成时间最早的有效材料为准；参加工作年月以入伍时间或录用时间为准；入党年月以支部大会批准为预备党员的日期为准。“学历学位”要按照湘组[2003]33号文件审准，正确区别全日制教育和在职教育，填写准确完整。档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，一律用碳黑墨水填写。禁止用圆珠笔、纯蓝墨水填写干部档案材料，原已用圆珠笔、纯蓝墨水的档案材料，原单位印章仍在的，一律重新填写；原单位印章不在的，全部复制(附原件后)。凡档案材料填写不规范、手续不完备的，一律退回。
      三、进一步明确干部人事档案工作纪律。
      1、严守保密制度。组织人事（政工）干部要增强政治责任感，严格贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，做好干部档案的保密工作，防止泄露干部人事档案内容和丢失干部人事档案材料，尤其是不得涂改、仿造干部档案中的原始内容，一经发现，严肃追究有关责任人和当事人的责任。
       2、严守阅档规定。凡查阅干部档案，查阅单位应派两名中共正式党员，持单位正式介绍信共同查阅；查阅单位事先应填写好《查（借）阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续，不得仅凭介绍信查阅干部档案；查阅者要严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、折叠、抽取、撤换档案材料，不准泄露和擅自向外单位公布档案内容；干部档案一般不外借，确因工作需要必须外借的，应在表中说明理由，经部主要领导批准后，方可借出，并限期归还，不得转借、复制或交无关人员翻阅。任何个人不得查阅和借用本人及直系亲属的档案。
      3、严守档案转递规定。档案管理部门转递干部人事档案，要通过机要交通或派专人送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、涂改、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关责任人的责任。
    
  

                                                                            中共沅江市委组织部
                                                                                   2008年4月21日