各乡、镇、场、街道党委(工委)，市直局以上单位党组(党委)、市委各部、办、委、局：
      为了充分发挥干部档案的信息资源库作用，使干部档案工作更好地服务干部人事工作、人才工作，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，根据益阳市委组织部《关于进一步规范市管干部档案查借阅工作的通知》(益组通[2008]21号)文件精神，现就进一步规范干部档案查借阅工作通知如下：
      一、查借阅单位范围
      1、下列单位因工作需要，可直接向我部提出查借阅干部档案申请：
      各乡、镇、场、街道党委(工委)；市委各部办委局、市直局以上单位党组(党委)。
      2、其它单位和个人不得查借阅干部档案。因工作需要确需查借阅的，按照隶属关系或人事关系由上述单位代为查借阅。
      3、市委和市政府临时机构查借阅干部档案，由该临时机构具体工作承担单位提出查借阅申请。
      二、查借阅事由
      有下列用途之一的，经我部批准后可以查借阅干部档案：
      1、干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国(境)、退(离)休、工资待遇、治丧等组织人事工作。
      2、办理案件。
      3、办理社会保险、公证。
      三、查借阅手续
      1、查借阅干部档案，必须按要求如实填写《干部档案查借阅呈报表》，由各单位分管组织人事工作的领导签字，盖党委（工委、党组）印章。
      2、市级领导干部档案副本(正本在益阳市委组织部)一般不提供查阅。特殊情况需要查阅的，查阅单位须事先报告我部，经批准后，由各单位党委(工委、党组)主要负责人签字，盖党委(工委、党组)印章(市委各部办委局盖部办委局印章)。
      3、因办理案件查借阅干部档案，市纪委(监察局)由负责审查该案件的业务室的分管领导签字，盖市纪委(监察局)相关印章；市人民法院、市人民检察院由案件办理部门的分管院领导签字，盖市人民法院、市人民检察院印章。
      4、各单位不得直接到益阳市委组织部查借阅益阳市管干部档案。确需查借阅的，须由我部办理查借阅手续，并派人前去查借阅。
      5. 本部各科室查借阅干部档案，由查借阅人填写《干部档案查借阅呈报表》，本科室负责人签字。
      四、查借阅人员要求
      各单位在签批《干部档案查借阅呈报表》时，应当对查借阅人员进行审查把关，选派符合以下条件的人员前来查档：
      1、查借阅人员必须政治意识强，了解干部档案查借阅制度；
      2、查借阅人员必须为两人以上，且系中共党员和查借阅单位的正式干部，查借阅人员中必须有一人为从事组织(政工、人事)的干部；
      3、因办理案件查借阅干部档案，查借阅人员必须是案件主办单位的干部。
      五、查借阅注意事项
      1、除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本部门的干部的档案。特殊情况需跨单位查借阅干部档案的，需先经我部批准，由本通知所列的查借阅单位来我部查借阅。
      2、查借阅单位须在《干部档案查借阅呈报表》签批之日起五个工作日内到我部查借阅。
      3、查借阅人员须持《干部档案查借阅呈报表》和本人有效工作证件。
      4、我部干部档案室对《干部档案查借阅呈报表》进行审核，按程序报领导批准后提供相应的查借阅服务，并对各单位查借阅档案的情况进行登记。
      5、干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅呈报表》中列出需要复制的材料明细，并经我部批准方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经我部干部档案室审核并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。
      6、严禁电话查询或网上传递干部档案内容。
      7、干部档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，并在借出之日起5个工作日内归 还。
      六、查借阅纪律
      1、任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部的档案。
      2、查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部档案内容。
      3、查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经我部批准不得复制档案材料。
      4、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
       5、对违反本通知要求的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
       本通知自下发之日起施行，我部此前所下发的与本通知内容不一致的规定同时废止。

        
                                                                              中共沅江市委组织部
                                                                                    2008年9月4日